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Vamos a organizar tu día

Siempre en busca de inspiración, empecemos a trabajar juntos

Bienvenida y primeras instrucciones

Hola,
Soy Raquel y, lo primero de todo, queremos daros las gracias de corazón por confiar en mí para estar a vuestro lado en un momento tan importante como es el día de vuestra boda.

A partir de ahora, estoy aquí para acompañaros, guiaros y hacer que todo lo que habéis imaginado se haga realidad.

Y para empezar con buen pie, quiero aclararos una diferencia importante, ya que a menudo estos términos generan confusión.

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 Organizadora de bodas & Coordinadora del día de la boda

Vosotros habéis contratado el servicio de coordinación del día de la boda.

Esto significa que mi papel no ha sido organizar todo desde el principio, sino coordinar todo lo que ya habéis planeado vosotros/as.

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La organización completa incluye acompañamiento desde el minuto uno: búsqueda y contratación de proveedores, planificación de los tiempos, etc.

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En cambio, como coordinadora del día B, mi trabajo comienza apenas un poco antes de la boda, para:

  • Recopilar toda la información necesaria.

  • Coordinar cada detalle del día.

  • Ser el nexo entre vosotras, los proveedores y los tiempos.

  • Ayudaros a contratar lo que aún no tengáis.

  • Y, por supuesto, resolver imprevistos y cuidar de  que solo os ocupéis de disfrutar.​

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Durante ese gran día estaré a vuestro lado con toda mi dedicación y sobre todo mi cariño, para que todo fluya como habéis pensado.

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 ¿Qué necesito ahora ?

Para poder hacer bien mi trabajo y poder ayudar en todo,

hay cinco pasos importantes que necesitamos cumplir:

Todos ellos muy importantes.

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  1. Leer con atención algunos Tips claves.
    Os haré una guía con recomendaciones y recordatorios importantes. Por favor, leedla con calma, porque os va a ayudar mucho. 

  2. Hacer una entrevista personal.
    Tendremos una reunión donde hablaremos a fondo sobre todos los aspectos de la boda: personas importantes, momentos especiales, detalles logísticos y también emocionales. Cuanto más sepamos, mejor podremos cuidar de vosotras.

  3. El Timing del día ( Cronología de la Boda).
    Necesito que me indiquéis los horarios exactos de todo lo que tenéis previsto: desde que os empezáis a preparar hasta el final de la celebración.

  4. La lista de proveedores.
    Es fundamental que tengamos una lista completa de proveedores: nombre, persona de contacto, teléfonos y horarios. Así podremos coordinarlo todo con fluidez.

  5. ¿Te falta aún contratar algo? .Espérame! Deja que os ayude a gestionarlo. En algunas ocasiones podemos conseguir mejor precio, en otras quizás un servicio un poco mas completo por el mismo precio.  En este aspecto os puedo ayudar mucho. No solamente con contactos de los proveedores de mas confianza sino hasta gestionar los precios y contratos con los mismos.

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Gracias, por permitirme formar parte de este día.

Con cariño,
Raquel.

​

 

 

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boda en la playa

Mi horario

Mi horario el día de la boda

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El día de la boda estaré a vuestro lado durante toda la jornada clave. Normalmente, llego junto con el equipo de fotógrafos, habitualmente a la casa de la novia para acompañar desde los primeros preparativos.

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Me quedaré hasta aproximadamente media hora después de que empiece el baile, una vez que ya todo esté en marcha y podáis disfrutar sin preocupaciones.

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En total, suelo estar unas 8 o 9 horas en la boda.

Durante ese tiempo, mi foco estará en que todo lo que habéis organizado salga tal y como lo habéis soñado, resolviendo imprevistos, coordinando proveedores y, sobre todo, asegurándome de que vosotras solo tengáis que disfrutar.

¿Te falta algo por contratar?

¿Aún te faltan proveedores por contratar? ¡Espera un momento!

Antes de seguir cerrando servicios, déjame ayudarte.

Como wedding planner, conozco a muchísimos proveedores de confianza, y puede que incluso ya tenga referencias reales de algunos que ya estás valorando.

Puedo asesorarte para que tomes decisiones con toda la información en la mano:
✅ Te presento nuevas opciones de proveedores
✅ Te cuento cómo trabaja cada uno y sus puntos fuertes
✅ Te ayudo a revisar precios, presupuestos y contratos
✅ ¡Y muchas veces consigo condiciones especiales para mis parejas!

Algunos proveedores me ofrecen descuentos exclusivos, y cuando no es posible bajar el precio, muchas veces pueden ofrecerte un servicio más completo o algún detalle extra.

​

Así que si aún te queda por contratar decoración, música, catering, fotografía o cualquier otro servicio…

¡espera un poquito más y déjame gestionarlo por ti!

Te prometo que vale mucho la pena.

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En la entrevista personal, hablaremos de estos puntos...

Os pasare estas preguntas por email para que lo podáis rellenar con calma en casa y me lo volvéis a enviar.
Luego lo comentaremos todo con detalle juntos .

1. ¿OS FALTA ALGO O LO TENÉIS TODO?

¿Qué os falta por contratar?

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2. ¿NECESITAIS AYUDA CON EL TIMING?
Horarios y momentos claves de la Boda

 

3.EMOCIONES Y EXPECTATIVAS 

  • ¿Cómo os sentís emocionalmente con respecto al día de vuestra boda?

  • ¿Qué os hace más ilusión?

  • ¿Hay algo que os genere nervios, estrés o preocupación?

  • ¿Qué os gustaría evitar o minimizar?

  • ¿Hay algún momento simbólico o emocional que para vosotros sea especialmente importante?

  • ¿Queréis tener algún espacio íntimo a solas durante el día?

  • ¿Deseáis incluir alguna tradición personal, familiar o cultural?

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 4. PERSONAS QUE OS ACOMPAÑAN

  • ¿Quiénes son vuestras personas clave ese día?

  • ¿Hay alguien cuya presencia os gustaría evitar o limitar (por motivos emocionales, familiares, etc.)?

  • ¿Quién os acompañará durante los preparativos?

  • ¿Quién os ayuda con el vestuario?

  • ¿Queréis tener un momento especial con alguna persona antes de salir hacia la ceremonia?

  • ¿Cómo es la relación entre vuestros círculos cercanos? ¿Hay algo que debamos tener en cuenta para facilitar la armonía?

  • ¿Deseáis que filtremos o gestionemos el acceso de ciertas personas en determinados momentos?

  • Me podéis pasar el nombre y teléfono de dos amigas o amigos de mucha confianza, que puedan ayudarnos en algún momento determinado.

 5. PREPARATIVOS

  • ¿Dónde os vais a preparar? (dirección, piso, indicaciones de acceso)

  • ¿A qué hora comienza vuestro día?

  • ¿Quiénes se encargan del maquillaje y peinado? ¿A qué hora llegan?

  • ¿Tenéis todo el vestuario y los accesorios listos?

  • ¿Lleváis algún elemento simbólico (algo azul, algo prestado, algo heredado...)?

  • ¿Necesitáis ayuda con detalles concretos ese día (abotonar, vaporizar, sujetar, transportar, etc.)?

  • ¿Cómo os gustaría que fuese el ambiente durante los preparativos? (música, tranquilidad, aromas, compañía...)

 6. CEREMONIA

  • ¿Dónde se celebra la ceremonia? (nombre, dirección, ubicación exacta)

  • ¿A qué hora comienza?

  • ¿Quién la oficia?

  • ¿Qué tipo de ceremonia será (civil, simbólica, religiosa, mixta...)?

  • ¿Habrá entrada especial? ¿Quiénes os acompañan?

  • ¿Quién forma parte del cortejo o de la comitiva?

  • ¿Qué música sonará en los momentos clave?

  • ¿Habrá lecturas, votos, rituales? ¿Quiénes participan?

  • ¿Hay algún protocolo de asientos a seguir?

  • ¿Hay algún detalle emocional o familiar que deberíamos tener presente?

 7. CELEBRACIÓN

  • ¿Dónde se celebra la recepción o banquete?

  • ¿Qué estilo tendrá (formal, informal, cóctel, cena, etc.)?

  • ¿A qué hora está previsto que lleguen los invitados?

  • ¿Cómo está distribuido el espacio (mesas, pista de baile, estaciones)?

  • ¿Habrá brindis o discursos? ¿Cuándo?

  • ¿Quién baila con quién en el primer baile?

  • ¿Tenéis alguna sorpresa o actividad especial?

  • ¿Qué momentos son especialmente importantes para vosotros durante la celebración?

  • ¿Cómo imagináis el cierre del día?

 8. PROVEEDORES

Por favor, compartirnos los contactos de las personas o equipos involucrados:

  • Fotografía:

  • Vídeo:

  • Música (DJ o grupo):

  • Catering:

  • Transporte:

  • Floristería:

  • Decoración:

  • Coordinación del espacio:

  • Otros:

  • ¿Quiénes estarán presentes durante el evento?

  • ¿Hay algo que necesiten de nuestra parte?

  • ¿Queréis que les contemos por nuestra parte previamente para coordinar detalles?

 9. FOTOS Y MOMENTOS A CAPTURAR​

  • ¿Preferís evitar fotos con alguien?

  • ¿Haréis sesión previa o "first look"?

  • ¿Queréis que estemos pendientes para avisar al equipo de foto/vídeo en momentos especiales?

 10. VUESTRA PAREJA

  • ¿Cómo se distribuirán los preparativos ?

  • ¿Os veréis antes de la ceremonia o preferís esperar hasta el altar/ritual?

  • ¿Tenéis algún detalle entre vosotros que queráis organizar (carta, regalo, audio, etc.)?

  • ¿Queréis que preparemos ese momento para que sea íntimo y especial?

 11. LOGÍSTICA GENERAL

  • ¿Cuántos invitados asistirán aproximadamente?

  • ¿Hay personas con movilidad reducida o necesidades especiales?

  • ¿Qué se hace con los regalos?

  • ¿Cómo queréis que actuemos ante imprevistos? ¿Os lo consultamos o lo resolvemos directamente?

 12. DETALLES EXTRA

  • ¿Tenéis detalles o regalos para los invitados?

  • ¿Queréis dejar un mensaje o carta para alguien especial ese día?

  • ¿Necesitáis un espacio de descanso o desconexión durante la jornada?

  • ¿Hay alguna sorpresa o detalle secreto que debamos conocer? (¡Prometemos discreción!)

 CIERRE

  • ¿Queréis compartir algo más?

  • ¿Hay algo que no hayamos preguntado pero que sintáis importante incluir?

Configuración de bodas frente al mar

Timming

¿Qué es el timing de la boda?

El timeline (o cronograma del día B) es un documento fundamental que recoge, hora por hora, todo lo que va a ocurrir el día de la boda.

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Nos sirve para tener una visión clara y ordenada del día completo: desde los preparativos por la mañana hasta el cierre de la fiesta.

 

Así puedo coordinar a todos los proveedores, controlar los tiempos y asegurarme de que todo fluya .

 

Saltarse el Timing

Un apunte importante sobre el timing

Sabed que esta boda es vuestra, y por supuesto tenéis toda la libertad del mundo para saltaros el timing si en algún momento lo sentís así.

Si os apetece alargar un brindis, disfrutar más rato del cóctel o simplemente fluir sin mirar el reloj, está bien.

Lo primero es que viváis el día a vuestra manera.

​

Dicho esto, también es importante que sepáis que cada cambio en el horario tendrá sus consecuencias.

 

Si un momento se alarga más de lo previsto, probablemente tendremos que ajustar el tiempo de otros para que todo encaje y no se retrase lo esencial (como la comida, la música en directo, o la tarta).

​

Es muy importante dentro de los posible ajustarse al máximo al timing, por el catering que no les gusta nada salirse del timing, a veces os supone un coste extra o afecta al tiempo de barra libre.

​

Mi trabajo será encontrar ese equilibrio para que podáis disfrutar sin preocupaciones, pero cuanto más respetemos los tiempos, más fluido será todo para vosotros y para vuestros invitados.

​

Ejemplo de timing de boda

Aquí tienes un ejemplo tipo, para que os hagáis una idea de cómo se estructura:

Hora  Momento  Lugar  Comentarios

10:00-Preparativos de una de las novias Casa de la familia Llegada de peluquería y maquillaje.

11:00-Preparativos de la otra novia Hotel NH Centro Habitación 204.

12:30-Fotógrafa llega a casa de la familia Fotos de detalles y familia.

13:30-Salida hacia la ceremonia.

14:00-Ceremonia civil Finca El Encinar Llegada en coche clásico.

14:45-Finaliza ceremonia / Cóctel de bienvenida Jardines exteriores. Música en directo.

16:00-Entrada al banquete. Salón principal Canción especial al entrar.

16:30-Comida / discursos Familia y amistades.

18:30-Tarta y brindis Zona de tarta Tarta sorpresa.

19:00-Primer baile Pista de baile Canción: “Perfect” – Ed Sheeran

19:15-Apertura de barra libre / Fiesta DJ: Pedro Sanz.

22:00-Food truck hamburguesas y dulces Exterior Hasta las 00:00

02:00-Fin de la fiesta Música termina, última salida del transfer.

Lista de Proveedores

Por favor, preparad una lista lo más detallada posible con todos los proveedores que formarán parte de vuestra boda. Necesito que en esa lista aparezcan:

  • El nombre del proveedor

  • La persona de contacto (si no sois vosotras)

  • El número de teléfono (preferiblemente móvil)

Aunque en principio no tenga que contactarles directamente, me ayudará muchísimo tener esta información a mano.

El día de la boda pueden surgir pequeños imprevistos y, contar con esos datos, me permitirá actuar con rapidez y asegurar que todo siga su curso.

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IMPORTANTE
Responsabilidades

Sobre mi papel como Coordinadora de vuestra boda

Queridas parejas,

Antes de nada, quiero agradeceros nuevamente y de corazón que hayáis confiado en mí para acompañaros en un momento tan especial como vuestra boda.

Es un verdadero honor para mí estar a vuestro lado y aportar toda mi experiencia, para ayudaros en todo lo posible.

Es importante que sepáis que vosotros/as sois quienes habéis organizado esta boda: habéis elegido a los proveedores, habéis tomado las decisiones y habéis planificado todos los detalles con muchísimo mimo.

​

Yo no he formado parte de ese proceso de organización desde el inicio, porque lo que habéis contratado es el servicio de coordinación del día de la boda.

​

¿Qué significa esto?

Mi papel como coordinadora es estar a vuestro lado para que todo lo que habéis preparado se ejecute tal y como lo habéis pensado. Me encargaré de que los tiempos se cumplan, de resolver imprevistos, de supervisar proveedores, de cuidar a vuestros invitados y, sobre todo, de que podáis desconectar y disfrutar del gran día sin preocupaciones.

​

¿Qué no entra dentro de mis funciones?

  • Yo no he gestionado la contratación de proveedores, ni he participado en la toma de decisiones previas.

  • No puedo responsabilizarme de posibles fallos o ausencias de servicio por parte de terceros, ya que no los he seleccionado ni he negociado con ellos.

  • Esos fallos suelen existir siempre, aunque hayáis contratado empresas de renombre. Siempre donde hay personas trabajando pueden haber fallos.

  • Tampoco puedo garantizar que todo suceda al segundo según lo previsto si surgen cambios fuera de nuestro control, pero si os prometo ser vuestra aliada y defenderos en todo momento ante cualquier imprevisto.​

​

Dicho esto, podéis estar tranquilos/as: estaré ahí para todo lo que esté en mi mano, con la actitud proactiva y resolutiva que me caracteriza, para que el día de vuestra boda sea un recuerdo bonito, fluido y lleno de emociones preciosas.

​

Haré todo lo posible para que vuestra boda salga genial, pero lo más importante: que vosotros la disfrutéis al máximo, sin pensar en nada más que en quereros y celebrarlo.

​

Con cariño,
Raquel
Wedding Planner & Coordinadora de bodas

Fondo de boda al aire libre

Algunos consejos importantes

Entra aquí para leer algunos tips importantes.

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